Formation pro : nouvelles règles, contrôle renforcé et zéro tolérance à l’impréparation

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Édito

Changements dans la déclaration d’activité, météo réglementaire en pleine dépression, contrôles accrus, plan anti-fraude XXL… Cet automne, pour les organismes de formation, la routine n’existe plus. Depuis le 1er août, un nouveau décret bouscule les habitudes : dépôt 100 % dématérialisé sur la plateforme Mon Activité Formation, délai d’instruction étiré à 2 mois, pièce d’identité exigée pour le dépôt initial, et – parenthèse amusante – plus aucun recours gracieux si votre NDA est refusé. Désormais, c’est direction tribunal administratif, sans filet.

Petit cadeau pour les micro-OF, une dispense de contrat/convention au démarrage : alléluia, mais attention au revers, la vigilance de l’administration ne faiblit pas une seconde (contrôle postérieur). Le fond du “match” ? La qualité (toujours), la traçabilité, des précautions qui ressemblent bien à une réponse palpable à une hausse des contrôles, et à la pression sur le secteur pour assainir la maison (fraudes CPF, scandales d’école privée, piratages à la Kairos…). Impossible de faire “comme avant” : la red tape s’impose, aussi bien dans la paperasse que dans le numérique. Bref : chaque OF doit muscler sa compliance, ranger ses papiers, surveiller son dossier numérique… et anticiper. Dans les semaines à venir, mieux vaut border son NDA, retoucher ses process à la loupe, et garder le juge administratif dans un coin de sa tête… juste “au cas où”. La barre des exigences remonte, et cette fois, le “c’est pas grave, je verrai plus tard” risque de coûter cher. Réforme après réforme, il ne s’agit même plus de s’adapter : il faut être prêt avant d’agir, tout simplement.

Ce qu’il faut retenir

• Climat réglementaire sans filtre : l’automne 2025 marque le retour des contrôles massifs, partout dans la formation. Rafale de décrets : déclaration d’activité 100 % dématérialisée, NDA plus difficile à décrocher (pièce d’identité au dépôt, délai d’instruction doublé), et pour les micro-OF un assouplissement… à double tranchant, car l’administration ne lâche rien sur la traçabilité.

• Qualiopi V10 s’annonce corsé : présence obligatoire du dirigeant aux audits, indicateurs de résultats sur la place publique, extension de la certification à tous les OF – y compris ceux qui travaillent sans subventions. Les CFA voient arriver de nouveaux critères : indicateurs chiffrés, transparence sur l’insertion, prévention des accidents, reporté noir sur blanc. Reste-t-il un coin d’ombre ? Pas sûr…

• CPF sous pression : entre plafonnements, reste à charge gonflé (200 €), et offre qui se rabougrit (13 700 OF référencés en 2024, soit 1 300 de moins qu’en 2023 - Quid en 2025 ?), le robinet se serre pour les OF peu solides. 80% de l’offre CPF tient désormais en dix domaines, le permis de conduire occupant la pole position sans trembler.

• Risque et résilience : la cyberattaque sur Kairos a mis la gestion de tout l’écosystème en PLS pendant six semaines, exposant la donnée de 340 000 demandeurs d’emploi. Résultat : ruée vers l’authentification forte, nouvelle enquête DGCCRF sur les pratiques commerciales, et démonstration (gratuite) que la faillibilité numérique n’est plus une vue de l’esprit.

Ce que cela implique pour un organisme de formation

Pas de doute, la “rentrée” 2025 des OF sonne plus comme le réveil après une nuit courte que comme le premier jour d’été. Entre les secousses réglementaires et le retour des contrôles (plus aucune pièce manquante tolérée, NDA refusé = tribunal direct, tout dématérialisé), les OF n’ont plus le luxe de “tester pour voir” ou d’attendre que la vague passe. Sur le terrain : chaque démarche doit être bétonnée en amont – NDA, programme, convention, tout. Pour la micro-OF, l’allégement est réel sur le papier (plus de contrat à produire au dépôt) mais pas de répit côté tracabilité ni vigilance ultérieure. Côté Qualiopi, c’est la bascule : audits en présentiel obligatoires, dirigeant prié de se déplacer, indicateurs de résultats à afficher sur la place publique. Les CFA prennent une claque supplémentaire : habilitation pour CAP-BTS obligatoire et critères de suivi renforcés. Pour le CPF, attention à ne pas se retrouver dans les 1 300 OF balayés cette année : offre resserrée, contrôles croisés, arbitrages drastiques. La moindre faille sur vos process = bye-bye les financements.

Bref :

• Passer de la conformité “a minima” à la compliance armée, ciblée, documentée en continu : pas le choix si on veut passer les audits et faire la différence sur un marché qui se resserre à vue d’œil.

• Sécurité numérique : l’épisode Kairos a donné la couleur : chaque faille, chaque mot de passe qui traîne, c’est 340 000 dossiers à poil et six semaines dans la panade.

• Données et traçabilité : la RGPD-mania n’a rien d’optionnel, le moindre impayé, la moindre fuite ou ambiguïté contractuelle peut vous sortir du jeu.

• Doser la personnalisation et le “care” : dans une offre massive, c’est l’accompagnement, la transparence et la réactivité qui rassurent et fidélisent, pas la promesse vide ou l’effet vitrine.

Ceux qui vont tirer leur épingle du jeu ? Les structures rigoureuses, agiles, capables de pivoter mais aussi de prouver, à tout moment, leur impact, leur utilité… et leur conformité – par la preuve, pas le blabla. Ce n’est pas un sprint, c’est un triathlon administratif, digital et pédagogique. Prêts ?

Conseils & astuces

• Ne jouez pas la montre avec votre NDA : préparez chaque pièce justificative (notamment la copie d’identité et la présentation d’activité pour les micro-OF) bien avant de déposer – au moindre doute ou oubli, le couperet tombe et c’est direction tribunal, sans filet. Anticipez le délai d’instruction à deux mois, et visez un dossier irréprochable dès la première soumission.

• Passez votre process Qualiopi à la loupe : auditez vos tableaux de veille, sécurisez la traçabilité des contrats, mettez en place un registre pour les abandons et réclamations. Les indicateurs "retoqués" durcissent : satisfaction, suivi post-formation, compétences formateurs. Rien d’anecdotique – montrer, c’est prouver (et éviter la mauvaise surprise en audit surveillance).

• La cybersécurité, ce n’est pas “après le café” : mot de passe unique banni, gestion rigoureuse des accès et procédures internes béton. L’incident Kairos a vacciné tout le secteur : une seule faille, et c’est la liste de vos bénéficiaires en circulation sur le dark web (et six semaines sans facturer... ambiance !).

• Jouez collectif, pas solo : partagez régulièrement vos pratiques avec vos équipes, vos sous-traitants, vos clients (réunions, feedbacks, formations croisées). Mieux vaut trop de preuves que pas assez : le formateur bricoleur et le manager “ce sera bon” font désormais mauvaise presse. La conformité, c’est tous les jours, et tout le monde.

Passez à l’action

À ce stade, difficile de rester dans l’expectative : 2025 ne laisse pas trop de marge à l’amateurisme ni aux process « pincés à la va-vite ». Entre NDA plus tatillon qu’un contrôleur SNCF, refonte de Qualiopi, risques cyber pas loin de la chronique hebdo et surveillance XXL sur tout ce qui ressemble à un certificat, chaque OF doit hausser le curseur – et vite.

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Rédaction: Sébastien GENTY